Destination congrès
Organiser votre congrès à Toulouse.
Le convention bureau, spécialisé dans l'accompagnement de manifestations professionnelles, met à votre service des ressources ainsi qu’un accompagnement dès la préparation des éléments de votre candidature. Nous sommes là pour vous accompagner, vous guider, faciliter vos premières démarches au sein de la ville et soutenir votre projet.
Un objectif : vous permettre de réaliser votre manifestation telle que vous l’imaginez afin que votre congrès soit une véritable réussite et une expérience unique. Notre mission : vous faciliter la ville !
Un accompagnement sur mesure
Vous êtes chercheur, doctorant, membre d’une société savante ou d’une association ?
Vous souhaitez porter une candidature pour accueillir une manifestation à Toulouse ?
Nous vous accompagnons gracieusement dès la candidature !
La structure en soutien de vos congrès
Vous souhaitez organiser un congrès à Toulouse ? Confiez-nous votre cahier des charges. Nous étudierons à titre gracieux la faisabilité du projet. Fort d’un réseau de partenaires spécialisés dans le secteur de l’événementiel et de l’organisation (sites d’accueil, palais des congrès, hôtellerie, dîner de gala, social program et prestataires techniques), nous vous orienterons vers les prestataires dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet.
Si vous souhaitez vous occuper uniquement du contenu scientifique du congrès, accordez-vous les services d’une agence organisatrice de congrès (Professional Congress Organizer), partenaire du convention bureau. Elle s’occupera de toute la gestion logistique et budgétaire de votre manifestation.
Le dossier de candidature doit inclure des informations clés sur la destination ainsi que les bénéfices attendus pour chaque participant. Nous vous aiderons à analyser votre cahier de charges et vous fournirons tous les éléments pouvant contribuer au succès de votre dossier.
- Des informations précises concernant la destination : accessibilité, capacité d’accueil, lieux et prestataires
- Des ressources documentaires et promotionnelles : photos, vidéos, etc.
- Mise en relation avec les acteurs privés et publics de la destination, obtention de lettres de soutien
- Aide à la recherche des professionnels adaptés aux besoins du projet
- Organisation de visites d’inspection
Pack accueil
Accueillir vos délégués
Le Convention Bureau vous offre un support personnalisé afin que chaque participant puisse garder un souvenir inoubliable de l’événement et de la destination.
Notre pack accueil vous permet de bénéficier de services tels que :
- la mise en place d’un desk d’accueil à l’aéroport ou à la gare
- des tarifs préférentiels (lignes aériennes, transport urbain,…)
- de la documentation touristique et city-maps pour chaque participant
- téléchargez le pack accueil et découvrez les services d’accompagnement
Ils sont venus à Toulouse
Découvrez les différents formats accueillis à Toulouse
Des infrastructures performantes
Pour une tenue optimale de vos congrès, Toulouse déploie sur son territoire de nombreuses installations performantes totalement adaptées à vos besoins.
À votre disposition, 2 centres de congrès comprenant deux amphithéâtres de 500 places chacun et des espaces d’exposition (de 1 200 m2 et 2 000 m2).
Parc des Expositions et Centre de conventions
Depuis 2020, le nouveau Parc des Expositions et Centre de conventions de Toulouse – le MEETT regroupe sur plus de 40 000 m2 modulables un centre de convention et des halls d’expositions. L’infrastructure s’inscrit dans une démarche de développement durable et répond aux attentes des professionnels et aux exigences du marché de l’événementiel avec un équipement où se mêle technologie et polyvalence.
Soutien
Le Fond Congrès
Afin d’attirer des congrès d’envergure sur le territoire toulousain, Toulouse Métropole a déployé un dispositif financier d’ampleur unique : le fond de soutien « congrès » : 1 million d’euros par an est dédié à l’accueil de manifestations professionnelles internationales de grande ampleur, ayant de fortes retombées économiques sur le territoire.
Un certain nombre de critères d’éligibilité permettent au comité dédié de valoriser les filières d’’excellence. Les congrès de grande ampleur (plus de 9 000 nuitées) sont éligibles, mais certains congrès scientifiques internationaux (critères ICCA) peuvent aussi prétendre à une aide du fond congrès. Afin d’être éligible à ce dispositif financier hors du commun, les manifestations doivent obligatoirement être portées par des associations nationales ou internationales, des sociétés savantes, des fédérations professionnelles nationales ou internationales, des établissements supérieurs et de Recherche ou encore des consortiums privé-public avec une dominante de structures publiques.
Un programme social sur mesure
Vous souhaitez réaliser un programme social sur mesure et original : un dîner de gala dans un lieu de prestige ou animer votre soirée autour d’activités « spatiales » ?
Nous vous accompagnons dans cette démarche auprès de spécialistes qui vous proposeront des programmes accompagnants qualifiés.
Donnez à vos congressistes l’occasion de vivre une expérience inoubliable !
Yannick Kerviche
Responsable Développement Congrès
Stéphanie Ballotta
Chargée de projet Congrès & MICE
Come as a pro, come back as a friend
Un produit a été spécialement développé pour les participants d’une manifestation professionnelle. Suite à un séjour « professionnel » à Toulouse, les participants peuvent revenir dans le cadre loisir et disposer de toute une gamme d’offres spécialement étudiées pour eux et leurs proches.
Vous pouvez en tant qu’organisateur faire bénéficier de ce programme à vos participants : un vrai plus !
