Pack accueil

Vous avez choisi Toulouse et disposez d’une date pour votre évènement : nous mettons à votre disposition un accompagnement personnalisé pour vous faciliter l’organisation et pour que chacun de vos participants garde un souvenir inoubliable de l’événement et de la destination.

Le pack accueil vous permet de bénéficier de services tels que :

• Des tarifs préférentiels (accès facilité, transport urbain…)
• Conseils logistiques (services, hébergement, restauration)
• Coordination avec les fournisseurs locaux (traiteurs, sociétés de location de matériel, services audiovisuels)
• Facilitation de l’accueil des participants : mise en place d’un point d’accueil à l’aéroport ou à la gare
• Des adresses et idées exclusives pour gâter vos participants
• L’accès à des textes, photos, vidéos et documentations en ligne

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Arriver à Toulouse – aérien et ferroviaire

Offre transports aériens

Les compagnies aériennes offrent des conditions tarifaires incitatives pour les participants et organisateurs de congrès. En fonction de l’origine géographique de vos participants, le convention bureau vous aide à initier les premières démarches sur les programmes Global meeting – Skyteam ou LufthansaGroup.
Leurs outils de réservation en ligne permettent d’économiser jusqu’à 15% sur les tarifs aériens des compagnies desservant Toulouse : Air France, KLM, Lufthansa, Brussel Airlines.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Offre transports ferroviaires

La SNCF propose de faciliter l’accès à ses offres en mettant à disposition un widget personnalisé à intégrer sur le site internet du congrès. Les participants accèdent directement à toute l’offre Oui.sncf sur le site de l’événement en 1 seul clic, redirigeant vers la page calendrier des prix Oui.sncf par la suite.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire en bas de page et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Dispositif d’accueil

Accueil à l’aéroport Toulouse-Blagnac et à la gare Toulouse-Matabiau

Le dispositif offre la mise en place de comptoirs d’accueil à l’aéroport et à la gare. Cette prestation s’entend sur deux plages horaires de deux heures le jour d’arrivée des participants.
Les hôtes ou hôtesses sont à la charge de l’organisateur. Il faut prévoir, au minimum un mois avant le jour d’arrivée prévu, un repérage, la liste des personnes présentes (hôtes ou hôtesses) ainsi qu’une courte formation. Il est possible également (en supplément payant) de proposer services de conciergerie ou prise en charge des bagages.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Mobilité à Toulouse

Vous pouvez directement faire appel à Tisséo (la société de transports publics toulousains) afin de bénéficier d’une tarification spécifique et mettre à disposition de vos congressistes, des titres de transports.
Des pass 24 ou 48h sont disponibles incluant des déplacements métro, bus et tram, en illimité, à la charge de l’organisateur.
Pour commande et accompagnement sur mesure concernant les pass 24 ou 48h : contact.pro@tisseo.fr

Pass congrès

Le convention bureau peut, selon certaines conditions, prendre en charge des « pass congrès »*.
Ce pass illimité, spécialement développé par le convention bureau avec Tisséo, et étudié pour les congressistes, permet l’accès complet au réseau sur la durée du congrès.
Pour en disposer, le congrès doit rassembler :

• Plus de 300 personnes
• Être international
• Les précédentes éditions doivent avoir eu lieu dans au moins 3 pays différents
• Être validé par le convention bureau

Si votre manifestation ne correspond pas aux critères d’éligibilité, vous ne pouvez pas en bénéficier.
Si vous pouvez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

* Nous traversons actuellement une période économique difficile qui nous oblige à adapter notre budget et notre accompagnement. Dans ce contexte, nous ne pouvons pas garantir actuellement la prise en charge des pass congrès.

Mobilité douce : VélôToulouse

Avec des vélos en libre-service, VélôToulouse met à disposition plus de 400 stations réparties dans toute la ville avec des vélos mécaniques et des vélos à assistance électrique. Le service de location de vélo est possible 7 jours/7 et 24h/24. Des tickets 1 jour ou 7 jours sont disponibles. Vous voulez proposer des alternatives de mobilité à vos congressistes : vous avez un interlocuteur spécifique.

Plus d’informations

Trouvez les bons prestataires

Afin de simplifier votre recherche de prestataires, hôtels, lieux de réception, traiteurs, prestataires techniques, agences PCO ou événementielles, nous vous mettons en relation avec les partenaires du convention bureau correspondant à vos besoins.
Concernant les besoins hôteliers pour vos participants, nous pouvons questionner les hôtels en fonction de votre cahier des charges via une plate-forme personnelle.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Offrez l’Expérience Toulouse

En tant qu’organisateurs de manifestation professionnelle à Toulouse, vous pouvez bénéficier d’avantages exclusifs et en faire bénéficier vos participants.

Offres touristiques et programme social

Nous pouvons vous mettre en relation avec les services touristiques pour élaborer une offre de visite touristiques, des programmes congressistes, ou des programmes accompagnants. Vous pourrez proposer différents programmes sur mesure.

Inspirez-vous

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Pass tourisme
Vous pouvez offrir à vos participants le « Pass tourisme ».
Le Pass tourisme offre des bons plans pour profiter de son séjour à Toulouse. Valable 3 jours, avec ou sans transport, le Pass tourisme offre la gratuité dans les musées et monuments, des réductions sur de nombreuses activités, une visite guidée offerte au choix dans le programme de l’office de tourisme. À partir de 26 euros par personne.

Pass tourisme

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Théâtre et Orchestre National du Capitole
Et si vous offriez l’opéra à vos speakers ? Vous pouvez profiter de réductions pour l’achat de plusieurs places sur un même spectacle (opéras, ballets, concerts). Jusqu’à 30% de réduction à partir de 50 places.

Théâtre du Capitole

Orchestre du Capitole

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Souvenirs de Toulouse
Et si vous offriez un cadeau « made in Toulouse » à vos participants ? Contactez nous pour des adresses et des bon plans en tarifs négociés auprès de certaines enseignes.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Communiquez

Nous vous mettons à disposition des outils pour vous aider à parler de la destination.

Éléments marketing – Kit organisateur

Le kit organisateur rassemble les éléments marketing clé en main pour vous aider à communiquer au mieux sur la destination Toulouse et flécher les bonnes informations pour vos congressistes.
Vous trouverez donc un large panel de ressources documentaires et d’éléments de communication, vous permettant d’alimenter vos supports : une galerie de photos et vidéo, textes de présentation, pages internet d’information simplifiées, magazine touristique.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Plans touristiques papier

Tous les documents touristiques sont disponibles en téléchargement via le kit organisateur. Vous pouvez cependant demander des plans papier de Toulouse à mettre à disposition de vos participants.
Après la commande via le formulaire, un courriel du service concerné vous sera envoyé lors de la mise à disposition des documents, une dizaine de jours avant votre évènement, directement à l’office de tourisme (Donjon du Capitole).

Office de tourisme – Donjon du Capitole – Square Charles de Gaulle – 31000 Toulouse

Vous pourrez alors vous présenter pour récupérer les plans demandés.

Si vous souhaitez en bénéficier, vous devez remplir le formulaire et cocher les services qui vous intéressent. Les équipes du convention bureau prendront par la suite contact avec vous pour la mise en œuvre des différents dispositifs.

Agenda

Aussi, nous mettons en avant les manifestations se passant sur le territoire sur notre site internet. Si vous souhaitez y apparaître, vous devez nous autoriser à diffuser l’information.