Le convention bureau

La structure en appui de vos événements

Toulouse Team Meetings est le convention bureau de Toulouse Métropole. C’est un service de l’agence d’attractivité Toulouse Team. Il est la porte d’entrée de la métropole pour tous les porteurs de projet de congrès ou d’événements professionnels. Son rôle est de proposer un accompagnement sur mesure et gratuit pour « faciliter la ville » aux organisateurs (associations, agences, entreprises).

• Aide à la recherche des professionnels adaptés aux besoins d’un projet (sites, hébergements, services) ;
• Mise en relation avec les acteurs privés et publics de la destination ;
• Accès à une plate-forme de gestion personnalisée ;
• Proposition de services du « Pack accueil ».

Le CVB est votre interlocuteur privilégié pour faciliter vos évènements et réussir votre « expérience Toulouse ».
Si Toulouse n’est pas encore officiellement choisie pour accueillir la manifestation, nous pouvons vous aider dans le processus de candidature :

• Soutien dans la rédaction et la réalisation de votre dossier de candidature ;
• Mise à disposition d’éléments marketing d’aide à la valorisation (photos, vidéos, textes, chiffres clés…) ;
• Préparation et présence lors de la visite d’inspection ;
• Présence aux éditions préalables.

Ses principales missions

Promouvoir le territoire en mettant en avant les atouts de la destination pour attirer des événements professionnels ; participant à des salons professionnels, pour promouvoir la destination auprès des organisateurs d’événements.

Accompagner les organisateurs en fournissant des informations et des conseils sur les infrastructures, les lieux de réunion, les hôtels, les prestataires de services, etc. et proposant des solutions adaptées aux besoins spécifiques des organisateurs.

Centraliser et coordonner l’offre locale en étant intermédiaire entre les organisateurs d’événements et les prestataires et institutionnels locaux (hôtels, centres de congrès, agences événementielles, etc.).

Développer des partenariats en établissant et maintenant des relations avec les acteurs locaux du tourisme, les institutions publiques, et les entreprises privées et favoriser la collaboration entre les différents intervenants pour améliorer l’offre et l’attractivité de la destination.

Supporter l’action marketing et communication en mettant à disposition des supports de communication et de marketing pour promouvoir la destination à des participants professionnels.

Recherche et développement en menant des études de marché pour identifier les tendances et les besoins des organisateurs d’événements et évaluant la satisfaction des organisateurs et des participants pour améliorer constamment les services offerts.

Soutien logistique et administratif en aidant à la préparation des dossiers de candidature pour attirer de grands événements et congrès internationaux.

En résumé, le rôle d’un convention bureau est crucial pour dynamiser le tourisme d’affaires sur un territoire, en facilitant l’organisation d’événements professionnels et en mettant en valeur les ressources locales.

Les grands rendez-vous

Le convention bureau de Toulouse est présent aux événements incontournables du tourisme d’affaires : salons professionnels nationaux et internationaux (IMEX, IBTM, Heavent Meetings…) et workshops européens.

Nous organisons des rendez-vous en face à face (sales missions) et des Eductours de la destination pour convaincre les porteurs de projets (agences événementielles et entreprises) de venir organiser leurs événements à Toulouse.

Nous travaillons avec les porteurs de projets scientifiques et économiques, nous travaillons en accompagnement de manifestations.